İZLEME BÖLÜMÜ EKLERİ

İZ EK 1. Örnek İç Kontrol Sistemi Soru Formu

İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU
Bu soru formu iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi amacıyla tasarlanmıştır. Ayrıca, bu soru formu sayesinde iç kontrol sisteminin değişen koşullar, kaynaklar ve riskler bağlamında hedeflere ulaşmayı ne derece kolaylaştırdığını belirlemek de mümkün olacaktır. Soru formunu cevaplandıranların sorulara  verecekleri  gerçekçi  yanıtlar  büyük  önem  taşımakta  olup  iç kontrol sisteminin idaredeki gelişmişlik düzeyini belirlemek amacıyla kullanılacaktır.
Birim yöneticileri kendi birimlerinde iç kontrol sisteminin işleyişini ayrıntılı olarak değerlendirerek bu soru formunun doldurulmasından sorumludurlar. Bu çerçevede birim yöneticileri, SGB’lerin rehberliğinde cevaplandıracakları soru formunu SGB’lere göndereceklerdir. SGB’ler bu soru formunu da kullanarak hazırlayacakları raporu üst yöneticinin onayını aldıktan sonra MYK MUB’a göndereceklerdir.
Soru Formunun doldurulması
Bu soru formunda, iç kontrolün bileşenleri esas alınmış olup beş bölüm mevcuttur:

·     Kontrol Ortamı	
·     Risk Değerlendirme	
·     Kontrol Faaliyetleri	
·     Bilgi ve İletişim	
·     İzleme	
Her bölümde, yukarıda sözü edilen bileşenler çerçevesinde iç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin sorular bulunmaktadır. Soru formunda verilen cevapların Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum için hazırlanan idare eylem planlarıyla da uyumlu olmasına dikkat edilmelidir.
Soru formundaki cevap bölümü EVET, HAYIR ve GELİŞTİRİLMEKTE olmak üzere üç seçenekten oluşmaktadır. Cevap bölümünde ayrıca AÇIKLAMA için dördüncü bir sütun yer almaktadır. EVET, ilgili soruda sözü edilen konuların birimde gereken şekilde anlaşıldığı ve uygulandığı anlamına gelmektedir. HAYIR, bu konuların birimin genelinde anlaşılmadığı ve hayata geçirilmediği anlamına gelmektedir. GELİŞTİRİLMEKTE, ilgili soruda sözü edilen konuların birimin bazı bölümlerinde kısmen anlaşıldığı ve uygulandığı anlamına gelmektedir. AÇIKLAMA, bölümünde varsa kanıtlar ve yorumlara yer verilmelidir. Soruların devamında, sorunun daha iyi anlaşılmasına ilişkin yönlendirmeler yer almaktadır.
Ø   Soru  formunun  değerlendirilmesinde her  soru  için  verilen  cevabın  puan  türünden karşılığı kullanılacaktır. EVET cevabı için 2 puan, GELİŞTİRİLMEKTE cevabı için 1 puan, HAYIR cevabı için ise 0 puan üzerinden değerlendirilme yapılacaktır. Soru formunun her bölümü için ayrı toplam puan hesaplanacağı gibi formun tamamı için de genel toplam puan hesaplanacaktır.
Ø  Bir soruya HAYIR cevabı verildiyse, ilgili alanların geliştirilmesi için birim yöneticisi tarafından adım atılmalıdır.
Ø   Bir  soruya  GELİŞTİRİLMEKTE  cevabı  verildiyse,  birim  yöneticisi  ilgili  alanda  ilerleme
kaydedilmesi için yapılabilecekleri değerlendirmelidir.
Ø   Bir soruya EVET cevabı verildiyse, bu o alanda geliştirilmesi gereken herhangi bir husus bulunmadığı anlamına gelmektedir.
Ø   Bu soru formunun bir öz değerlendirme niteliği taşıdığını ve iç kontrol sisteminin kamu idareleri  için  yeni  bir  uygulama  olduğunu göz  önünde  bulundurarak gerçekçi  ve dürüst cevaplar vermeye özen gösteriniz.
Ø   Bu soru formunun doldurulmasında tereddüde düştüğünüz durumlarda lütfen SGB’ye başvurunuz.

												        1

No	

Sorular	
Evet3	
Hayır4	
Geliştirilmekte5	

Açıklama	
Puan	2	0	1		
	KONTROL ORTAMI					
KONTROL ORTAMI: Kontrol ortamı, iç kontrol sisteminin diğer unsurlarına temel oluşturan genel bir çerçeve sağlamaktadır. Misyonun belirlenmesini, kurum personeline duyurulmasını ve bunlarla uyumlu bir organizasyon yapısının ve kurumsal kültürün oluşturulmasını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır. Kontrol ortamı üzerinde etkili temel unsurlar kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, insan kaynakları yönetimi için yazılı kurallar ve uygulamalar, kurumsal yapı, yönetim felsefesi ve iş yapma biçimi olarak sayılabilir.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Ortamı Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz.	
1	Biriminizde       Kamu       İç       Kontrol
Standartları bilinmekte mi?
(Bu konuda farkındalığı artırmak amacıyla  eğitimler verilmesi  ve toplantılar düzenlenmesi uygun olacaktır.)	-	0	-	Bilgilendirme Uygun Olacaktır.	
2	Biriminizde iç kontrol sistemi ve işleyişine ilişkin olarak yönetici ve personelin farkındalık ve sahiplenilmesini arttırmaya yönelik çalışmalar yürütülüyor mu?
Örneğin; iç kontrole ilişkin periyodik bilgilendirme toplantıları yapılması, tanıtım broşürleri hazırlanması, iç kontrolün hizmet  içi  eğitim programlarına dahil edilmesi, iç kontrole ilişkin bilgi ve belgelere birimin web/intranet sayfasında kolay erişilebilir şekilde yer verilmesi gibi çalışmalar yürütülmekte mi?	2	-	-	Evet zaman zaman toplantılar yapılmaktadır.	
3	Biriminizin her  düzeydeki  yönetici  ve personeli, etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları hakkında bilgilendiriliyor mu?
Örneğin, kamu etik kurallarının içselleştirilmesi         yönünde         verilen	2	-	-	Enstitümüz personeli konuya ilişkin bilgilendirilmektedir. 	

3 “Evet” seçeneği işaretlenmişse “Açıklama” bölümünde kanıtlara(iç düzenlemeler, yapılmış faaliyetlerin detayları vb.) yer verilmelidir.
4   “Hayır” seçeneği işaretlenmiş ise “Açıklama” bölümünde gerekli açıklamalara yer verilmelidir.
5    “Geliştirilmekte”  seçeneği  işaretlenmişse  “Açıklama”  bölümünde  gerekli  açıklamalar  (planlanan faaliyetlerin detayları vb.) yapılmalıdır.

2
	eğitimlere ve düzenlenen toplantılara yönetici ve personelin katılımı sağlanıyor mu?
(Etik davranış ilkelerinin, biriminiz personeli için düzenlenen uygulanan temel, hazırlayıcı ve hizmet içi eğitim programlarında yer alması uygun olacaktır.)					
4	Biriminizin her  düzeydeki  yönetici  ve personeli, etik dışı davranış durumunda uygulanacak yaptırımlar hakkında bilgilendirilmekte midir?
(Bu soruya “evet” cevabı verilmiş ise bu farkındalığın nasıl sağlandığı açıklanmalıdır.)	2	-	-		
5	Biriminizde vatandaşa doğrudan sunulan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda bir standart geliştirildi mi?
(Bu soru cevaplandırılırken Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve  Esaslara İlişkin  Yönetmelik kapsamında yapılan çalışmalar da değerlendirilebilir.)	2	-	-	Enstitümüzde öğrencilere verilen kamu hizmeti, yüzyüze ve yazılı bir şekilde yapılmaktadır.	
6	Biriminizin tüm iş ve işlemleriyle ilgili çıktılara personelin ve yetkili mercilerin erişimleri sağlanıyor mu?	2	-	-	Öğrencilere Akademik Personel, dersler, enstitü imkanları hakkında anketler düzenlenmektedir.	
7	Biriminizde personelin ve birimden hizmet alanların değerlendirme, öneri ve sorunlarını bildirebilecekleri uygun mekanizmalar (anket,  yüz  yüze görüşme,   toplantı,   elektronik   başvuru vb.) mevcut mu? Etkin olarak kullanılıyor mu?
(Mevcut ise kullanılan yöntemler hakkında kısaca bilgi veriniz.
Düzenlenecek     anketlerin     gizlilik esaslı olması tavsiye edilmektedir.)	2	-	-	Enstitümüzde verilen hizmetler, hem web sayfamız aracılığıyla, hem de e-mail aracılığıyla yüksek lisans/doktora öğrencilerimize mutat olarak duyurulmaktadır. 	
8	Biriminizin     misyonu     yazılı     olarak
belirlenip, duyuruldu mu?
(Misyon; ilan panolarında, intranette, e-posta yoluyla personele duyurulabilir.)	2	-	-	Web sayfamızda mevcuttur. 	
9	Biriminizin ve alt birimlerin görev tanımlarına yönelik bir düzenleme(yönerge,  genelge,  onay vb.) var mı?
(Bu  soruya  “Hayır”  cevabı verilmişse bu işlemlerin ne zaman gerçekleştirilmesininplanlandığı	2	-	-	Enstitümüz web sayfasında, Lisansüstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği mevcuttur. 	

3

	belirtilmelidir.)					
10	Biriminizin her  düzeydeki  yönetici  ve personeli   için   görev   tanımları   yazılı olarak belirlendi mi? İlgili yönetici ve personele bildirildi mi?
(Personel görev tanımları, personelin görev yaptığı birimin görev tanımı esas alınarak hazırlanmalı, ilgili personele tebliğ edilmeli ve yılda en az bir kez gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.
Bu soruya cevap verilirken personel görev tanımlarının format ve içeriğinin belirlenmesine ve belirli aralıklarla güncellenmesine yönelik iç  düzenleme bulunup bulunmadığı da değerlendirilmelidir.)	2	-	-	Tüm personelimizin görevleri sorumlulukları, yazılı olarak bildirilmiştir. Ve düzenli olarak güncelleştirilmektedir.	
11	Biriminizin organizasyon şeması görev dağılımını, hesap vermeye uygun raporlama kanallarını gösteriyor mu?	2	-	-	Evet	
12	Biriminizin ve alt birimlerin görevleri, idarenizin ve biriminizin misyonu ile uyumlu mu?
(Birimin ve alt birimlerin görevlerinin misyonla uyumunun sağlanması ve değişikliklerin sürekli izlenerek organizasyon yapısı ve görevlerin değişiklikler çerçevesinde revize edilmesi gerekmektedir.)	2	-	-	Uyumlu ve koordineli çalışılmaktadır.	
13	Biriminizde hassas görevler ve bu görevlere ilişkin prosedürler belirlendi mi?
(Söz konusu prosedürlerin yazılı olarak belirlenmesi, personele duyurulması ve hassas görevlere uygun kontrol faaliyetlerinin(görevler ayrılığı,  rotasyon, yedek personel belirleme vb.) belirlenmesi önerilmektedir.)	-	0	-	Hayır	
14	Biriminizde her düzeydeki yöneticinin, verilen görevlerin sonucunu izlemesini sağlayacak mekanizmalar oluşturuldu mu?
(“Evet” cevabı verilmiş ise bu mekanizmaların neler olduğu (raporlar, iş planları,  periyodik toplantılar, otomasyon programı vs.) belirtilmelidir.)	2	-	-	Zaman zaman iş tanımı yapılarak iş konuları izlenmektedir.	

4

15	Yazılı olarak belirlenmiş görevde yükselme usulleri var mıdır?
(Söz konusu usullerin personelin performansını da dikkate alacak şekilde belirlenmesi ve bu usullerden personelin haberdar edilmesi gerekmektedir.)	2	-	-	Görevde Yükselme Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığınca yapılmaktadır. Bu usul ve esaslar zaman zaman personelimize duyurulmaktadır. 	
16	Biriminizde her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmekte mi?	2	-	-	Belirli peryodlarda iş konusunda eğitimler Üniversitemiz tarafından verilmektedir.	
17	Biriminizin yöneticileri personelin yeterliliği ve performansı ile ilgili olarak yaptıkları değerlendirmeleri ilgili personelle paylaşıyor mu?
(Yöneticilerin çalışanların performansına ilişkin değerlendirme sonuçlarını çalışanları ile paylaşmaları önerilmektedir.)	2	-	-	Sözlü olarak paylaşılmaktadır. 	
18	Biriminizde performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınıyor mu?
(Örneğin, performansı yetersiz görülen personelin performansını geliştirmek için eğitim verilmesi, teşvik etmek için eksik alanları ile ilgili görüşmeler yapılması, tecrübeli personelin refakatinde görevlendirilmesi gibi önlemler alınıyor mu?)	2	0	-	Evet iş konusunda görülen aksaklıklar zaman zaman paylaşılarak sorunların tekrarlanmaması için paylaşımda bulunulmaktadır.	
19	Biriminizde yüksek  performans gösteren personel için geliştirilmiş ve uygulanan ödüllendirme mekanizmaları var mı?
(Yüksek  performans gösteren personel için ödül/motivasyon mekanizmaları (yönetici tarafından tüm çalışanlar huzurunda takdir edilme, başarı belgesi, yurt içi ve yurt dışı kariyer geliştirme fırsatlarından yararlandırma vb.) geliştirilmesi ve bu kriterlerin tüm personele bildirilmesi tavsiye edilmektedir.)	-	0	-	Yoktur.	
20	Biriminiz personeline yönelik insan kaynakları ile ilgili prosedürler (personel alımı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, performans değerlendirmesi vb.) var mı?

	-	0	-	Yoktur.	
21	Biriminizde iş akış süreçlerindeki imza					

5

	ve onay mercileri belirlendi mi?
(İş akış süreçlerinin belirlenmesi ve bu süreçlerdeki imza  ve  onay  mercilerinin belirlenmesi ve duyurulması önerilmektedir.)	2	-	-	Belirlenmiştir.	
22	Biriminizde yapılacak yetki devirlerinin esasları yazılı olarak belirlendi mi?
(Yapılacak yetki devirlerinin kapsam, miktar, süre ve devredilen yetkinin başkasına devredilip devredilemeyeceği gibi bilgileri içermesi gereklidir. Ayrıca, yetki devri yapılırken yetki ve sorumluluk dengesinin korunmasına özen gösterilmelidir.)	2	-	-	Yazılı olarak yapılmaktadır. 	
23	Biriminizde yetki devredilecek personel için asgari gereklilikler (bilgi, beceri ve deneyim) belirlendi mi?	2	-	-	Görev Tanımı yapılırken belirlenmiştir. 	
24	Biriminizde yetki devredilen personelin, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli  dönemlerde yetki devredene rapor vermesine ilişkin düzenleme var mıdır?	-	0	-		
TOPLAM PUAN - KONTROL ORTAMI		
	RİSK DEĞERLENDİRME	40	0	-		
RİSK DEĞERLENDİRME: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu bölümde idare, risk algısı ve riskle başa çıkabilme kapasitesini aşağıdaki sorular aracılığıyla bir öz değerlendirmeye tabi tutmalıdır.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Risk Değerlendirme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz.	
1	Performans programında yer alan hedeflere ulaşma düzeyinin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik raporlama prosedürü belirlendi mi?
“Evet” cevabı verildiyse uygulamada izleme ve değerlendirme sürecinin nasıl işlediği kısaca açıklanmalıdır.	-	0	-	Belirlenmedi. 	
2	Bütçe hazırlık sürecinde stratejik plan ve performans programlarına uyumu sağlamaya yönelik prosedür var mıdır?
(Stratejik planda gösterilen amaç ve hedeflerin hangi faaliyet ve projelerle gerçekleştirileceği, hangi göstergelerin izleneceği ve bu faaliyet ve projeler için gerekli kaynak ihtiyacı performans programlarında gösterilmektedir. Bu nedenle, birimlerin bütçe tekliflerini hazırlarken   söz   plan   ve   programları	-	-	1	Bütçe imkanlarının yetersiz oluşu nedeniyle, bütçe ile ilgili stratejik planın yapılması Rektörlük Strateji Daire Başkanlığı tarafından yapılmaktadır. 	

6

	dikkate almaları gerekmektedir.)					
3	Biriminizde yürütülen faaliyetlerin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle uyumunu sağlamaya yönelik bir prosedür var mıdır?
(Kaynakların  etkili,  ekonomik  ve verimli kullanılması bakımından birimler faaliyetlerinde idarenin stratejik planı ve performans  programında belirtilen amaç ve hedeflerine odaklanmalıdır.)	-	-	1	Yeterli kaynağımız yoktur. 	
4	Biriminiz tarafından görev alanınız çerçevesinde idarenizin hedeflerine uygun spesifik hedefler belirlendi mi?	-	0	-	-	
5	Biriminizde, üst yönetici tarafından onaylanmış olan risk strateji belgesi tüm çalışanlara duyuruldu mu?	2	-	-		
6	Biriminizde risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklar açık bir şekilde ve yazılı olarak belirlendi mi?
(Risk yönetiminde görev ve sorumlulukların net olarak belirlenmesi ve söz konusu görev ve sorumlulukların uygun,  yetkin  ve  yetkilendirilmiş kişilere verilmesi, risk yönetimi için güçlü bir alt yapı oluşturur.
İdareniz için Risk Strateji Belgesi hazırlanmış ise söz konusu belgede risk yönetimine ilişkin  görev  ve sorumluluklara da yer verilmiş olması gerekir.)	-	-	1	Kısmen 	
7	Biriminizde riskler, birim/program ve alt birim/ operasyonel düzeyinde tespit ediliyor mu?	-	0	-	-	
8	Biriminizde tespit edilen risklerin, muhtemel etkileri ve gerçekleşme olasılıkları ölçülüyor mu?
(Tespit edilen risklerin olasılık ve etkileri ölçülmeli ve rakamla gösterilmelidir.)	-	0	-	-	
9	Biriminizde tespit edilen riskler, risk puanlarına(Etki x Olasılık) veya önem derecelerine göre  önceliklendiriliyor mu?
Risklerin önem sırasına göre önceliklendirilmesi kaynak tahsisinde etkinliği sağlar.	-	-	1	-	

7

10	Biriminizde tespit edilen riskler uygun
araçlarla kayıt altına alınıyor mu?
(Risklerin kaydedilmesi, verilen kararlar için kanıt oluşturulmasına, kişilerin risk yönetimi içindeki sorumluluklarını görmelerine ve izlenmesine yardımcı olmaktadır.
Bu  soruya “Evet” cevabı verilmiş ise risklerin kaydında kullanılan araçlar (risk kayıt formu, yazılım vb.)belirtilmelidir.)	-	0	-		
11	Biriminizde tespit edilen risklere verilecek cevap yöntemi belirlenirken fayda-maliyet analizi yapılıyor mu?
(Risklere verilecek cevaplar belirlenirken; cevabın faydasının, getireceği maliyetten yüksek olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.)	-	0	-		
12	Biriminizde tespit edilen risklerin gerçekleşme olasılıklarında veya etkilerinde bir değişiklik olup olmadığı ya da yeni risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı belirli periyotlarla gözden geçiriliyor mu?
(Tespit edilen riskler risklerin önem derecesine göre yılda en az bir kez olmak üzere gözden geçirilmelidir.)	-	0	-		
13	Risk yönetimi sürecinde personelin katkısı alınıyor mu?
(Personelin risk yönetim sürecini sahiplenmesi   ve   işlerinin   bir   parçası olarak görmesi, risklere karşı güçlü bir kurumsal risk yönetimi sürecinin etkililiğini artıracaktır.
Bu soruya “evet” cevabı verdiyseniz bu katkıyı nasıl sağladığınızı açıklayınız.)	2	-	-	İlgili personel, gerek bilgi sistemi , gerekse yazılı evrakların saklanması hususunda azami derecede dikkat ve özenle çalışmakta ve söz konusu personelin doğrudan katkısı alınmaktadır. 	
14	Biriminiz yönetici ve personeli risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklarının bilincinde mi?
(Bu soruya cevap verilirken personelin risk yönetimindeki görev ve sorumluluklarına ilişkin bilgilendirme ve farkındalığın nasıl sağlandığı değerlendirilmeli ve bu kapsamda hangi araçların kullanıldığı açıklanmalıdır.)	2	-	-	13.maddede belirtilen hususlar yine yöneticiler tarafından takip edilmekte, aksi durumlarda ilgili personel uyarılmaktadır. 	
15	Biriminizin diğer birimlerle ortak yürütülmesi gereken riskleri bulunması durumda        söz        konusu        risklerin	2	-	-		

8

	yönetilmesine ilişkin olarak ilgili birim ile gerekli işbirliği ve iletişim sağlanıyor mu?					
16	Biriminizde risk yönetiminden elde edilen deneyimler diğer birimlerle paylaşılıyor mu?
(Özellikle yeni ortaya çıkmış riskler ve bunlarla başa çıkma yöntemleri konusunda olumlu ve olumsuz deneyimlerin paylaşılması ve bu anlamda nelerin  yanlış  gidebileceğinin bilinmesi, hataların tekrarlanmasını önleyebilecek ve risklerle başa çıkmada etkinliği artıracaktır.
Bu soruya “evet” cevabı verdiyseniz deneyimlerin hangi yöntemlerle paylaşıldığını (çalışma toplantıları, uygulamalı     eğitimler,     farklı     iletişim
kanalları ile bilgi paylaşımı, iyi uygulama
örneklerinin paylaşılması, olumsuz örneklerin ya  da  hataların paylaşılması gibi) açıklayınız.)	2	-	-	Diğer Enstitüler ile deneyimlerimiz sürekli olarak paylaşılmaktadır. Bu süreçte eksikliğimiz varsa yapılan paylaşma sonucunda belirlenen eksiklikler düzeltilmektedir. 	
TOPLAM PUAN - RİSK DEĞERLENDİRME		
	KONTROL FAALİYETLERİ	10	0	4		
KONTROL FAALİYETLERİ: Kontrol faaliyetleri, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Faaliyetleri Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz.	

1	Biriminizin her bir faaliyet ve riskleri için etkin kontrol strateji ve yöntemleri belirlenip uygulanıyor mu?
(Belirlenmiş kontroller risklerle  uyumlu olmalı, riskin niteliğine göre farklı kontrol yöntemleri belirlenmelidir.
Kontrol strateji ve yöntemleri; düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme, varlıkların periyodik kontrolü ve güvenliği vb. şekilde belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Birimdeki kontroller, gerekli hallerde, işlem  öncesi  kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.)	2	-	-	Birimimizde yürütülen her bir faaliyet ve riskler kontrol edilmektedir. 
Yapılan her iş ve işlemde; sırasıyla 
İlgili memur, Şef, Enstitü Sekreteri, Müdür Yardımcısı ve Müdür olmak üzere süreç sürekli kontrol ve takip altına alınmaktadır. 	

2	Biriminizde  kontrol  faaliyetleri  tespit edilirken fayda – maliyet analizi yapılıyor	-	-	1		

9

	mu?
(Birimde belirlenen kontrol yönteminin maliyeti ile beklenen faydası kıyaslanmalı, maliyeti faydasını aşan kontroller belirlenmeli ve daha az maliyetli alternatif kontroller seçilmelidir.)					

3	Biriminizde uygulanan kontrol faaliyetlerinin etkililiği düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?
(Kontrol faaliyetlerinin etkinliği ve işleyişinin planlandığı şekilde gerçekleşmesi izlenmelidir. Kontrollerin işlediğine ilişkin gerekli kanıtlar periyodik olarak toplanmalı ve analiz edilmelidir.)	2	-	-	Her iş ve işlem sürekli kontrol edilmekte ve takibi yapılmaktadır. 	

4	Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerine ilişkin  yazılı  prosedürler mevcut mu?
(Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler bulunmalıdır. Bu prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.)	-	-	1		

5	Biriminizin yöneticileri tarafından, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontroller yapılıyor mu?
(Birimin faaliyet ve işlemleri bu alanda yapılmış olan  düzenlemeler çerçevesinde yürütülmelidir. Bu düzenlemelere uyulup uyulmadığı yöneticiler tarafından sistemli bir şekilde kontrol edilmelidir. Bu amaçla paraf, uygun  görüş,   kontrol  listeleri   ve   fiziki sayım  gibi  kontrol süreçleri tanımlanabilir. Bu kapsamda, personel tarafından yapılan işlerin düzenlemelere uygun olup olmadığı yöneticiler tarafından  izlenmelidir.  Belirlenen  hata ve usulsüzlüklerin ne şekilde giderileceğine ilişkin olarak yönetici talimatları oluşturulmalıdır.)	2	-	-	1.maddede belirtildiği üzere, yetki hiyerarşisi kapsamında sürekli takip yapılmaktadır. 	

10

6	Biriminizde görevler ayrılığı ilkesi uygulanıyor mu?
Hangi durumlarda görevler ayrılığı ilkesini uyguladığınızı açıklayınız.
(Her   faaliyet   veya   mali   karar   ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir ve görevler ayrılığı ilkesinin gözetildiği yazılı dokümanlarla desteklenmelidir.
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı hallerde, yöneticiler risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri  almalıdır.  Bu  tür  durumlarda riski yönetmek için başka kontrol prosedürleri belirlenmelidir.)	2	-	-	Görevler ayrılığı ilkesi uygulanmaktadır. Bu zaten ilgili kanunlarda da mevcut olup; Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi vb. yetkiler hiyerarşisi içerisinde yapılmaktadır. 	

7	Biriminizde personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni   bilgi   sistemlerine   geçiş,   yöntem veya  mevzuat  değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlemler alınıyor mu?
“Evet” cevabı verildiğinde buna ilişkin kanıtlar gösterilebilir.	-	0	-	Personel yetersizliği yada personelin takviyesi durumlarında maalesef çok zayıf bir uygulama var. Bu da Enstitümüzün yetkisinde olmayan bir durumdur. Oysa Enstitüler iş yoğunluğu ve hacmi çok olan ve riskli çalışma yerleridir. Bu kapsamda önemli olan risk en minumum düzeye indirilmelidir. 	

8	Biriminizde  vekalet  sistemi  etkin  bir
şekilde uygulanmakta mı?
(Gerekli  hallerde  usulüne  uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Vekil olarak görevlendirilen personel gerekli niteliğe sahip olmalıdır. Personel kanunlarında yer verilen vekalet müessesesine ilişkin olarak, ayrıntılı iç düzenlemeler yapılmalı ve vekil personelde aranacak nitelikler ayrıntılı olarak belirlenmelidir.)	2	-	-	 İlgili Kanun ve Yönetmeliklerin  uygun gördüğü şekliyle vekaletler yapılmaktadır.	

9	Biriminizde görevinden ayrılan personel, yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin olarak yeni görevlendirilen personele rapor veriyor mu?
(Görevinden   ayrılan   personelin,   iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu yeni görevlendirilen personele vermesi yöneticiler tarafından sağlanmalıdır. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesine, öncelikli olarak  dikkate  alınacak  risklere,  süreli	2	-	-	Bu durumda olan personelin gitmeden en az 3 veya 4 ay öncesine tedbir alınmakta yeni personel ilgili personelin yanında yetiştikten sonra, görevinden ayrılmasına izin verilmektedir. 	

11

	işler  listesine  ve  benzeri  hususlara  yer
verilmelidir.)					

10	Biriminizde kullanılan bilgi sistemlerinin güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmalar var mı?
(Bu  soruya  cevap  verilirken idarede bilgi güvenliği yönetim sistemi, ISO’nun bilgi güvenliğine ilişkin sertifikası vb. mekanizmaların var olup olmadığı değerlendirilmelidir.)	2	-	-	Mali İşler, Öğrenci İşleri ile ilgili tüm bilgiler bilgisayar verisi olarak hem Enstitüde hemde BAUM’da muhafaza edilmektedir. Yine ayrıca öğrenci dosyaları ve mali işler dosyalarında da yazılı belge olarak saklanmaktadır. 	

11	Biriminizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapıldı mı?
(Bilgi sistemine yalnızca yetkili personelin erişimi sağlanmalıdır. Bu amaçla, bilgisayar programlarına erişebilmek üzere, sürekli güncellenen bilgi güvenliği yazılımları kullanılmalıdır. Belgelerle çalışılırken, belirlenmiş olan gizlilik düzeyinin korunmasına ilişkin düzenlemelere uyulmalıdır.)	2	-	-	Her birimin kendi yetkisi ile ilgili yetkilendirmesi mevcuttur.	

12	Bilgi sisteminde yeterli bir yedekleme mekanizması ve teste tabi tutulmuş olağanüstü  durum  onarım planları/eylem planları mevcut mu?	2	-	-	10.maddedeki hususlar geçerlidir. 	
TOPLAM PUAN - KONTROL FAALİYETLERİ		
	BİLGİ VE İLETİŞİM	18	0	2		
BİLGİ VE İLETİŞİM: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve iç kontrole ilişkin sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak uygun bir bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Bilgi ve İletişim Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz.	

1	Biriminizde yatay ve dikey iletişimi kapsayan yazılı, elektronik veya sözlü etkin bir iç iletişim sistemi mevcut mu?
(Soru cevaplandırılırken personelin birbirleri ve yöneticileri ile hangi yöntemlerle/araçlarla iletişim kurdukları tespit edilerek bunların uygun ve/veya etkin  olup  olmadıkları değerlendirilmelidir.
Personelin görevlerini kesintisiz şekilde yerine getirebilmelerini sağlayacak bilgileri alabilmeleri için üst yönetim dâhil her düzeydeki yöneticilerle iletişim içerisinde olması sağlanmalıdır.)	2	-	-	-	

12

2	Biriminizde dış paydaşlar ile etkin iletişimi sağlayacak bir dış iletişim sistemi mevcut mu?	2	-	-	Harici Telefon ve Belgegeçer mevcuttur. 	

3	Mevcut iç ve dış iletişim sistemleri personelin ve/veya dış paydaşların beklenti, öneri  ve  şikâyetlerini iletmelerine imkân veriyor mu?
(Örneğin;   4982   sayılı   Bilgi   Edinme Hakkı Kanununun kurum içerisinde etkin bir şekilde işleyip işlemediği, talep ve şikâyetlerin süresinde cevaplanıp cevaplanmadığı, çalışanların şikâyet ve önerilerini yönetime sunmasına imkân veren bir sistemin mevcut olup olmadığı değerlendirilmelidir.)	2	-	-	Rektörlük Bilgi Edinme Birimi ve Enstitümüz e-maili ile sürekli olarak öğrenciler yada vatandaşlar bilgilendirilmektedir. 	

4	Biriminizde, personelin görev ve sorumlulukları ile birimin misyon ve hedefleri kapsamında kendisinden neler beklendiği yöneticiler tarafından yazılı olarak belirlenip ilgili personele bildiriliyor mu?
(Her kademedeki yöneticiler, birimin misyon, ve hedefleri çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.)	-	-	1	-	

5	Mevcut bilgi sistemleri idare/birim tarafından belirlenmiş hedeflerin izlenmesine ve bu doğrultuda gerçekleştirilen faaliyetler üzerinde etkin bir gözetim ve değerlendirme yapılmasına imkân veriyor mu?
(Yönetim bilgi sistemi, karar alma süreçlerinde yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır.)	2	-	-	Her Mali yılın sonunda Rektörlüğün ilgili birimleri ve  Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının istediği istatistiki bilgiler gönderilmektedir. 	

6	Biriminizde hangi raporların, kim tarafından, ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların kim tarafından kontrol edileceği açıkça belirlenip ve personele duyuruldu mu?
(Birim  içinde  yatay ve  dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, alt birimler ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.)	-	0	-		

7	Birimin    iş    ve    işlemlerinin    kaydı, sınıflandırılması,  korunması  ve   erişimini					

13

	kapsayan belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi mevcut mu?	-	-	1		

8	Biriminizde -elektronik ortamdakiler dâhil- gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve sınıflandırıldığı kapsamlı ve   günceli   bir   kayıt   ve   dosyalama sistemi mevcut mu?
(Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, güncel  ve  belirlenmiş  standartlara uygun olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
Bu soru cevaplanırken Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi(2005/7) ile Elektronik Belge Standartları Genelgesi(2008/16) nde belirtilen hususlara uyulup uyulmadığı da değerlendirilmelidir.)	2	-	-	Evrak dosyalama sistemi mevcuttur. 	

9	Biriminiz  personeli  idare  içinden ve idare dışından yapılacak ihbar ve şikâyetlere yönelik prosedürler hakkında bilgi sahibi mi?
(İhbar prosedürlerinin ilan panoları, internet/intranet sayfaları ve benzeri yöntemlerle duyurulmalıdır.)	2	-	-		

10	İhbar sistemi olası veya süregelen usulsüzlük, yolsuzluk ve sorunların kurum içinden ve kurum dışından bildirilebilmesi için uygun araçlar içeriyor mu?
(Çalışanlar ile dış paydaşlara bu araçlarla ilgili yeterli bilgilendirme yapılmalıdır.)	-	-	1		

11	İhbar sistemi, bildirimde bulunan personelin  güvenliğini  sağlayıcı  (haksız ve ayırımcı bir muameleye tabi tutulmama gibi) prosedürler içeriyor mu?
(Bildirim yapan personele haksız ve ayrımcı muamele yapılmaması hususunda yöneticiler gerekli tedbirleri almalıdır.)	-	-	1		
TOPLAM PUAN- BİLGİ VE İLETİŞİM	
	İZLEME	12	0	4		
İZLEME:  İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesi gereken dinamik bir süreçtir. Bu nedenle, iç  kontrol sisteminin; değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla izlenmesi gerekir. Etkili ve	

14

verimli  bir  izlemenin  temelinde  idarenin  hedefleri  ile  ilgili,  anlamlı,  risklere  yönelik  önemli  kontrollerin değerlendirildiği izleme prosedürlerinin tasarlanması ve uygulanması yatar.
İzleme, doğru tasarlanıp uygulandığında, idarelere iç kontrol sisteminin etkinliği hakkında doğru ve ikna edici bilgi sağlar, iç kontrol aksaklıklarını zamanında tespit eder ve düzeltici önlem alacak kişilere ve gerektiğinde üst yönetime iletir. Böylece, kontrol sürecinde karşılaşılan aksaklıkların idarenin hedeflerine önemli bir zarar vermeden düzeltilmesi sağlanmış olur.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin İzleme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz.	

1	Biriminizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak  toplantılar düzenleniyor mu?	2	-	-		

2	Biriminizde sürekli izleme faaliyetleri etkin olarak uygulanıyor mu?
(Mali raporların ve faaliyet raporlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi, üçüncü şahıslardan gelen şikâyet ve iddiaların araştırılması vb. sürekli izleme faaliyetleri ile sorunlar daha çabuk tespit edilip kontrol aksaklıkları için zamanında gerekli önlemler alınabildiğinden idarelerin öncelikle sürekli izleme faaliyetlerine ağırlık vermeleri önerilmektedir.)	2	-	-		

3	Biriminizde iç kontrol sistemi, yılda en az bir kez değerlendiriliyor mu?
(Biriminizde iç kontrol sisteminin hangi aralıklarla değerlendirildiği ve kullanılan yöntem hakkında bilgi veriniz.
İç kontrol sistemi süreklilik temelinde izlenmeli gerektiğinde de özel değerlendirme yöntemleriyle değerlendirilmelidir.
İç kontrol sisteminin özel değerlendirilmesi, çalışma grubu oluşturulması veya  soru  formu uygulaması suretiyle yapılabilir.)	2	-	-	Düzenli olarak inceleme yapılmaktadır. 	

4	İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya kurumların talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmakta mı?	2	-	-		

5	Biriminizin yönetici ve çalışanlarıyla iç denetim birimi arasında etkin bir işbirliği var mı?
(Biriminizin yönetici ve personelinin iç denetim faaliyetlerine yönelik farkındalık düzeyini   artırmak   için   neler   yapıldı?	2	-	-		

15

	Kısaca yazınız.)					

6	İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenip uygulanıyor mu?
(Biriminizde önlemlerin izlenmesinden sorumlu kişi ve birim ile izleme yöntemine ilişkin kısaca bilgi veriniz. İzleme sonuçları hangi yönetim kademesiyle ve hangi aralıklarla paylaşılıyor? Belirtiniz.)	2	-	-		

7	Biriminizde, iç denetim raporlarına istinaden alınması gereken önlemlere ilişkin hazırlanan eylem planları izleniyor mu?
(Cevabınız “evet” ise kullanılan izleme yöntemi hakkında bilgi veriniz.)	-	-	1

		
TOPLAM PUAN – İZLEME	12	-	1		

GENEL TOPLAM:	92

	-

	11

	

16